[Google Sheets] 구글 스프레드시트 사용하기(초보) - 새문서 만들기, 열기, 가져오기, 사본만들기 등

목차

• 1. 구글 드라이브를 이용한 파일 공유 방법
• 2. 구글 드라이브 파일 정리하기
• 3. 파일 정보 확인하기
• 마치며

안녕하세요!! 이번에는 구글 드라이브의 사용법 중 파일 공유, 파일 정리, 파일 정보확인 방법에 대하여 알아보겠습니다. 윈도우 기반 파일 관리와는 조금 다른 구글 드라이브 만의 특징을 이해하시면 사용하는데 쉽게 접근하실 수 있을거라 생각합니다.

1. 구글 드라이브를 이용한 파일 공유 방법

1-1. 공유 기능 활용하기

구글 드라이브의 가장 강력한 기능 중 하나는 바로 '공유' 기능입니다. MS 오피스에서는 파일을 이메일로 주고받아야 했던 불편함을 구글 드라이브에서는 간단한 클릭 몇 번으로 해결할 수 있습니다.

파일 공유 방법:

1. 공유하려는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하신 후 '공유'를 선택합니다.
2. 이메일 주소 입력란에 공유하고 싶은 사람의 이메일을 입력합니다.
3. 권한 설정 드롭다운 메뉴에서 '뷰어', '댓글 작성자', '편집자' 중 하나를 선택합니다.
   • 뷰어: 파일을 볼 수만 있습니다.
   • 댓글 작성자: 파일을 보고 댓글을 달 수 있습니다.
   • 편집자: 파일을 보고, 댓글을 달고, 내용을 수정할 수 있습니다.
4. 필요한 경우 메시지를 추가하신 후 '전송' 버튼을 클릭합니다.(메시지를 입력하면 사용자에게 메일이 송부됩니다.)

PC 기반에서는 보통 파일을 공유할 때는 메일에 첨부하여 보내는 방식을 자주 사용합니다. 그러나, 구글 드라이브에서는 공유 방식을 사용하여 권한 설정까지 설정하여 파일을 공유 가능합니다.
구글 드라이브에서는 여러 사람이 동시에 같은 문서를 편집할 수 있다는 큰 장점이 있습니다. 이는 팀 프로젝트나 공동 작업 시 상당히 유용한 기능입니다.

구글 드라이브 파일 공유 설정 방법

1-2. 링크 복사로 간편하게 공유하기

특정 사람들에게 일일이 공유 설정을 하는 것이 번거롭다면, 링크 복사 기능을 활용하시면 됩니다. 

링크 복사 방법:

1. 공유하려는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하시고 '공유' 또는 '링크복사'를 선택합니다. ('링크복사를 클릭하면, 화면 하단에 '링크 복사됨 액세스 관리' 메시지가 표시되는데 '액세스 관리'를 클릭합니다.
2. '일반 액세스' 섹션에서 '제한됨'을 클릭합니다.
3. '링크가 있는 모든 사용자'로 변경하신 후 권한을 설정합니다.
4. '역할' 드롭다운 메뉴가 나타나면, 공유 권한 및 범위를 결정합니다.(뷰어, 댓글 작성자, 편집자에 대한 권한은 1-1. 항목을 참고하시면 됩니다.)
5. '링크 복사' 버튼을 클릭하여 공유 링크를 복사합니다.
6. 이제 이 링크를 메신저, 이메일, 소셜 미디어 등을 통해 공유하시면 됩니다.

주의하실 점: 링크가 있는 모든 사용자에게 공유되므로, 민감한 정보가 담긴 파일은 이 방식보다는 특정 이메일로 직접 공유하는 것이 안전합니다. (1-1 방식)

구글 드라이브 파일 공유방법 - 링크를 이용한 공유 방법

2. 구글 드라이브 파일 정리하기

2-1. 파일 이동하기

파일이 많아질수록 체계적인 정리가 필요합니다. 구글 드라이브에서 파일을 이동하는 방법은 다음과 같습니다. 일반 PC에서 폴더 간 파일을 이동하는 것과 같은 개념입니다.

파일 이동 방법:

1. 이동하려는 파일을 선택합니다.(여러 파일을 선택하려면 Ctrl 키를 누른 상태에서 클릭, 맥에서는 Cmd 키를 누른 상태에서 클릭 합니다.).
2. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 '정리' - '이동'을 선택합니다.
3. 이동하려는 대상 폴더를 찾아 선택합니다.
4. '이동' 버튼을 클릭합니다.(이동할 폴더가 보이지 않으면, 상위폴더를 선택하여 '>'를 클릭하거나, 상위 폴더를 더블 클릭하여 하위 폴더의 내용을 확인합니다.)

구글 드라이브 폴더 간 파일 이동 방법

윈도우 탐색기(또는 맥은 Finder)에서 파일을 드래그 앤 드롭으로 이동하는 것과 유사하며, 구글 드라이브도 파일을 선택하여 좌측 메뉴의 폴더 리스트에 해당 파일을 드래그 앤 드롭으로 이동할 수도 있습니다.

구글 드라이브 파일 이동 방법 - 드래그 앤 드랍 방식

2-2. 바로가기 추가하기

자주 사용하는 파일이나 폴더에 빠르게 접근하고 싶다면 바로가기를 활용하면 됩니다.

바로가기 추가 방법:

1. 바로가기를 만들고 싶은 파일이나 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
2. '정리'-'바로가기 추가'를 선택합니다.
3. 바로가기를 추가할 위치를 선택합니다.
4. '바로가기 추가' 버튼을 클릭합니다.
5. 생성된 폴더 위치에서 바로가기가 생성되었는지 확인합니다.

PC의 바로가기 아이콘과 개념은 비슷하지만, 구글 드라이브의 바로가기는 클라우드 상에서 작동하므로 어떤 기기에서든 동일하게 접근할 수 있다는 차이점이 있습니다.

구글 드라이브에서 바로가기 만들기

2-3. 중요 문서함에 추가하기

매우 중요한 파일을 따로 관리하고 싶다면 '중요 문서함' 기능을 활용하면 됩니다. 파일을 중요 문서로 지정하면, 좌측 메뉴에서 '중요 문서함'에서 바로 확인이 가능합니다.

중요 문서함 추가 방법:

1. 중요 표시하려는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하세요.
2. '정리'-'중요 문서함에 추가'를 선택하세요.

추가된 파일은 구글 드라이브 왼쪽 메뉴의 '중요 문서함'에서 언제든지 빠르게 접근할 수 있습니다. MS 오피스의 '즐겨찾기' 기능과 유사합니다.

3. 파일 정보 확인하기

3-1. 파일 세부 정보, 활동, 보안제한사항 보기

파일의 생성 날짜, 수정 날짜, 소유자 등 상세 정보와 활동 기록, 보안제한사항을 확인하는 방법입니다.

파일 정보 확인 방법:

1. 정보를 확인하고 싶은 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
2. '파일정보'-'세부정보'를 선택합니다.(활동, 보안제한사항도 확인 가능합니다.)
3. 오른쪽에 나타나는 패널에서 파일의 상세 정보, 활동, 보안제한사항을 확인하실 수 있습니다.

여기서는 파일 크기, 생성일, 최종 수정일, 소유자, 공유 상태 등을 한눈에 볼 수 있습니다. MS 오피스 파일의 '속성'과 비슷하지만, 구글 드라이브는 실시간으로 누가 파일을 보고 있는지도 확인할 수 있는 장점이 있습니다.

구글 드라이브에서 파일 정보, 활동, 보안사항 등을 확인하는 방법

마치며

구글 드라이브는 단순한 파일 저장소를 넘어 강력한 공유 기능과 체계적인 파일 관리 시스템을 제공합니다. 특히 실시간 공동 작업 기능은 MS 오피스의 전통적인 방식과 비교했을 때 상당한 경쟁력을 가지고 있습니다.

이 가이드를 통해 구글 드라이브의 기본적인 기능들을 잘 활용하는 방법을 확인하시면 좋으리라 생각합니다. 그럼 다음 포스팅에서 뵙겠습니다.

💡 추가 팁:

구글 드라이브는 오프라인 모드도 지원합니다. 인터넷 연결이 불안정한 환경에서도 작업할 수 있도록 중요한 파일은 오프라인 접근 설정을 해두시면 좋습니다. 오프라인 모드 사용에 대해서는 다음 포스팅에 대해 다루도록 하겠습니다.

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