[Google Sheets] 구글 스프레드시트 사용하기(초보) -보기 기능 사용하기

목차

• 1. 버전 기록: 변경 사항 추적 및 복원
• 2. 오프라인 사용 설정: 인터넷 없이도 작업하기
• 3. 세부정보: 파일 정보 확인하기
• 4. 보안 제안사항: 파일 보안 강화하기
• 5. 설정: 스프레드시트 환경 맞춤화하기
• 6. 인쇄: 스프레드시트 출력하기
• 마치며

안녕하세요!! 오늘은 구글 스프레드시트의 파일 메뉴에 있는 기능들 중 버전기록, 오프라인 사용설정, 세부정보, 보안 제안사항, 설정, 인쇄 기능에 대해 알아보려고 합니다. 이번 포스팅이 파일 메뉴의 하위 기능에 대한 마지막 포스팅 입니다.

1. 버전 기록: 변경 사항 추적 및 복원

1-1. 버전 기록이란?

구글 스프레드시트의 '버전 기록' 기능은 문서의 변경 사항을 시간순으로 기록해주는 매우 유용한 기능입니다. 실수로 중요한 데이터를 삭제했거나 이전 버전으로 되돌리고 싶을 때 사용할 수 있습니다.

1-2. 버전 기록 확인 방법

버전 기록 확인 절차:

1. 구글 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '버전 기록'을 선택 후 '버전 기록 보기'를 클릭합니다.
3. 오른쪽에 버전 기록 패널이 나타나며, 여기서 다양한 저장 시점의 버전을 확인할 수 있습니다. 
4. 특정 버전을 클릭하면 해당 시점의 문서 상태를 미리 볼 수 있습니다.

구글 시트를 이용하여 버전 기록 확인 방법

1-3. 이전 버전으로 복원하기

특정 버전으로 되돌리고 싶다면, 다음과 같은 절차를 따라주세요:

이전 버전 복원 방법:

1. 버전 기록 패널에서 복원하고 싶은 버전을 찾아 클릭합니다.
2. 해당 버전의 미리보기가 표시됩니다.
3. '이 버전 복원하기' 버튼을 클릭합니다.
4. 확인 메시지가 나타나면 '복원'을 선택합니다.

주의하실 점: 이전 버전으로 복원하면 현재 버전에서 추가된 데이터가 손실될 수 있습니다. 필요하다면 현재 문서를 다른 이름으로 복사해두는 것이 좋습니다.

구글 시트 버전관리 이전 버전으로 복원하는 방법

1-4. 중요 버전에 이름 지정하기

중요한 변경 사항이 있을 때마다 해당 버전에 의미 있는 이름을 부여하면 나중에 찾기가 훨씬 쉬워집니다.

버전 이름 지정 방법:

1. '파일' > '버전 기록' > '버전 이름 지정'을 클릭합니다.
2. 의미 있는 이름(예: "현재버전기록테스트")을 입력합니다.
3. '저장' 버튼을 클릭합니다.
4. 이름지정은 버전 기록 패널에서도 가능합니다.

구글 시트 중요버전에 파일 이름 지정하기

2. 오프라인 사용 설정: 인터넷 없이도 작업하기

2-1. 오프라인 모드의 장점

인터넷 연결이 불안정하거나 비행기, 지하철 등 인터넷이 없는 환경에서도 작업을 계속할 수 있도록 오프라인 사용 설정을 해두면 큰 도움이 됩니다. 상황에 따라 여러개의 구글 계정을 사용 시에는 '오프라인 사용 설정' 기능이 활성화 되지 않을 수도 있으니 참고하시기 바랍니다.

2-2. 오프라인 사용 설정 방법

오프라인 모드 설정 절차:

1. 구글 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '오프라인 사용 설정'을 선택합니다.
3. 오프라인에서 사용할 수 있다고 하는 안내 창이 나타납니다.
4. Chrome 브라우저에서는 처음 설정할 때 한 번만 확인 과정을 거치면 됩니다.

구글 시트 오프라인 사용 설정 방법

💡 알아두세요:

오프라인 모드가 활성화되면, 인터넷 연결이 끊어졌을 때도 작업한 내용이 자동으로 로컬에 저장됩니다. 인터넷에 다시 연결되면 변경 사항이 자동으로 동기화됩니다.

주의하실 점: 오프라인 모드는 개인 기기에서만 사용하는 것이 좋습니다. 공용 컴퓨터에서는 보안 문제가 발생할 수 있으니 설정하지 않는 것이 좋습니다.

3. 세부정보: 파일 정보 확인하기

3-1. 세부정보 확인 방법

파일의 기본 정보, 마지막 수정 일자, 생성 일자, 소유자 등 중요한 메타데이터를 확인할 수 있습니다.

세부정보 확인 절차:

1. 구글 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '세부정보'를 선택합니다.
3. 팝업 창에서 위치, 소유자, 수정 날짜, 생성 날짜 등의 정보를 확인할 수 있습니다.

구글 시트 세부 정보 확인하기

3-2. 세부정보의 활용

세부정보는 다음과 같은 상황에서 특히 유용합니다:

• 파일이 마지막으로 언제 수정되었는지 확인하고 싶을 때
• 해당 문서의 소유자가 누구인지 확인해야 할 때

4. 보안 제한사항: 파일 보안 강화하기

4-1. 보안 제한사항이란?

구글에서는 사용자의 파일 보안을 강화하기 위해 여러 제한사항을 제공합니다. 이 기능을 통해 파일 공유 설정이나 접근 권한에 대한 잠재적인 보안 위험을 확인하고 수정할 수 있습니다.

4-2. 보안 제한사항 확인 방법

보안 제한사항 확인 절차:

1. 구글 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '보안 제한사항'을 선택합니다.
3. 우측 패널에 보안 관련 제안사항이 있는 경우 목록이 표시됩니다.

구글 시트 보안 제한사항 확인 방법

4-3. 일반적인 보안 제한사항

자주 발생하는 보안 제한사항에는 다음과 같은 것들이 있습니다:

• 링크로 공유된 문서의 접근 권한 검토
• 외부 사용자와 공유된 문서의 편집 권한 제한
• 민감한 정보가 포함된 문서의 공유 설정 검토
• 장기간 사용하지 않은 공유 링크 비활성화 제안

주의하실 점: 보안 제한사항을 정기적으로 확인하여 중요한 데이터의 보안을 강화하는 것이 좋습니다. 특히 민감한 재무 데이터나 개인정보가 포함된 스프레드시트는 더욱 주의가 필요합니다.

5. 설정: 스프레드시트 환경 맞춤화하기

5-1. 스프레드시트 설정 옵션

구글 스프레드시트의 '설정' 메뉴를 통해 다양한 작업 환경을 사용자 취향에 맞게 조정할 수 있습니다.

설정 메뉴 접근 방법:

1. 구글 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '설정'을 선택합니다.
3. 팝업 창에서 다양한 설정 옵션(일반, 계산) 항목을 확인하고 조정할 수 있습니다.

구글 시트 설정 기능 확인

5-2. 주요 설정 옵션

구글 스프레드시트에서 조정할 수 있는 주요 설정 옵션은 다음과 같습니다:

• 일반: 시간대, 언어 등 기본 설정
• 계산: 다시 계산, 반복 계산 등 수식 관련 옵션

💡 알아두세요:

'일반' 탭에서 시간대를 한국으로 설정하면 날짜 및 시간 함수(TODAY(), NOW() 등)가 한국 시간을 기준으로 작동합니다. 국제적으로 협업하는 경우 이 설정이 특히 중요합니다.

6. 인쇄: 스프레드시트 출력하기

6-1. 인쇄 설정 접근 방법

구글 스프레드시트에서는 다양한 인쇄 옵션을 통해 문서를 보기 좋게 출력할 수 있습니다.

인쇄 메뉴 접근 절차:

1. 구글 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '인쇄'를 선택하거나 키보드 단축키 Ctrl+P(윈도우) 또는 Cmd+P(맥)를 사용합니다.
3. 인쇄 미리보기 화면이 나타나며, 다양한 인쇄 옵션을 설정할 수 있습니다.

구글 시트 인쇄 기능 사용하기

6-2. 인쇄 설정 옵션

인쇄 미리보기 화면에서 조정할 수 있는 주요 설정 옵션입니다:

• 인쇄 범위: 전체 시트, 선택한 셀, 특정 범위만 인쇄 등
• 용지 설정: 용지 크기, 방향(가로/세로), 여백 설정
• 배율: 데이터를 용지에 맞추기 또는 사용자 정의 크기 설정
• 서식: 눈금선 표시, 제목 행 반복 등
• 머리글/바닥글 : 페이지 번호, 날짜, 문서 제목 등 추가

6-3. PDF로 저장하기

인쇄 대화상자를 통해 스프레드시트를 PDF로 저장할 수도 있습니다. 이는 다양한 기기에서 동일한 형식으로 문서를 볼 때 유용합니다.

PDF로 저장하는 방법:

1. 인쇄 미리보기 화면에서 '대상' 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
2. 'PDF로 저장'을 선택합니다.
3. 원하는 설정을 조정한 후 '저장' 버튼을 클릭합니다.
4. 파일 이름과 저장 위치를 지정하고 '저장'을 클릭합니다.

💡 알아두세요:

대용량 스프레드시트를 인쇄할 때는 인쇄 영역을 지정하는 것이 좋습니다. 모든 데이터를 인쇄하면 불필요한 종이 낭비가 발생할 수 있습니다. 인쇄 전 미리보기를 통해 페이지 수를 확인하세요.

마치며

오늘은 구글 스프레드시트의 파일 메뉴 중 버전기록, 오프라인 사용설정, 세부정보, 보안 제한사항, 설정 및 인쇄 기능에 대해 알아보았습니다. 버전 기록을 통해 이전 작업으로 손쉽게 되돌릴 수 있고, 오프라인 사용 설정으로 인터넷이 없는 환경에서도 작업할 수 있습니다. 세부정보와 보안 제안사항을 통해 파일 관리와 보안을 강화할 수 있으며, 설정 메뉴로 사용 환경을 조정할 수 있습니다. 마지막으로 인쇄 기능을 통해 스프레드시트를 실물로 출력하거나 PDF로 저장할 수 있습니다.

이러한 기능들을 효과적으로 활용하면 구글 스프레드시트를 훨씬 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 특히 팀 프로젝트나 데이터 관리가 중요한 업무에서는 이러한 기능들이 큰 도움이 될 것입니다. 그럼 다음 포스팅에서 뵙겠습니다.

💡 추가 팁:

구글 스프레드시트의 '도움말' 메뉴를 활용하면 더 많은 기능을 탐색할 수 있습니다. 또한 단축키(Ctrl+/)를 사용하면 자주 사용하는 단축키 목록을 빠르게 확인할 수 있어 작업 효율성을 높일 수 있습니다.

구글 스프레드시트 공식 도움말 보기