[Google Sheets] 구글 스프레드시트 사용하기(초보) -보기 기능 사용하기

목차

• 1. 구글 스프레드시트 파일 공유하기
• 2. 이메일로 문서 공유하기
• 3. 다양한 형식으로 다운로드하기
• 4. 파일 관리: 이름 바꾸기와 이동
• 5. 드라이브에 바로가기 추가하기
• 6. 파일 삭제와 휴지통 관리
• 마치며

안녕하세요! 오늘은 구글 스프레드시트의 파일 메뉴에서 제공하는기능 중 공유, 이메일, 다운로드, 이름바꾸기와 이동, 바로가기 추가, 휴지통으로 삭제 기능에 대해 포스팅 하도록 하겠습니다. 파일 메뉴에는 구글 스프레드시트를 사용하기 위한 기본적이고, 다양한 기능들이 포함되어 있으므로, 차근차근 알아보도록 하겠습니다.

1. 구글 스프레드시트 파일 공유하기

1-1. 공유 기능의 기본 사용법

구글 스프레드시트의 가장 강력한 기능 중 하나는 실시간 협업이 가능한 '공유' 기능입니다. 여러 사람이 동시에 하나의 문서를 편집하거나 볼 수 있어 팀 프로젝트나 협업 작업에 매우 유용합니다. 공유 기능은 구글 드라이브에서 사용 가능한 공유 기능이 동일하게 구글 스프레드시트에 포함되어 있다고 보시면 됩니다.

파일 공유 방법:

1. 스프레드시트 상단 메뉴에서 '파일'을 클릭합니다.
2. '공유'-'다른 사용자와 공유'를 선택합니다.(또는 화면 우측 상단의 '공유' 버튼을 클릭해도 됩니다.)
3. 공유를 위한 팝업 창이 나타납니다.
4. 이메일 주소 입력란에 공유하고 싶은 사람의 이메일을 입력합니다.
5. 권한 설정 드롭다운 메뉴에서 권한 수준을 선택합니다:
   • 뷰어: 문서를 볼 수만 있습니다.
   • 댓글 작성자: 문서를 보고 댓글을 달 수 있습니다.
   • 편집자: 문서를 보고, 댓글을 달고, 내용을 수정할 수 있습니다.
6. 필요한 경우 알림 메시지를 추가한 후 '전송' 버튼을 클릭합니다.

구글 스프레드시트 파일 공유 방법

1-2. 링크로 공유하기

특정 사람들에게 일일이 공유 설정을 하는 것이 번거롭다면, 링크로 공유하는 방법을 활용할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 링크를 가진 사람 누구나 문서에 접근할 수 있게 됩니다.

링크 공유 방법:

1. '1-1. 공유 기능의 기본사용법'에서 '1~3'의 순서와 동일하게 진행합니다.
2. '제한됨'을 클릭합니다.
3. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다:
   • 제한됨: 특정 사용자만 접근 가능
   • 링크가 있는 모든 사용자: 링크를 가진 사람 누구나 접근 가능
4. 접근 권한(뷰어, 댓글 작성자, 편집자)을 선택합니다.
5. '링크복사' 버튼을 클릭하여 공유 링크를 복사하여 이메일, SNS 등으로 보냅니다.

링크 공유를 이용한 구글 스프레드시트 공유 방법

주의사항: 링크로 공유할 경우, 링크를 가진 사람 누구나 문서에 접근할 수 있으므로, 민감한 정보가 포함된 문서는 이 방식보다 특정 이메일로 직접 공유하는 것이 더 안전합니다.

1-3. 웹에 게시하기

구글 스프레드시트의 '웹에 게시' 기능을 사용하면 스프레드시트를 웹 페이지로 공개하거나 웹사이트에 임베드할 수 있습니다. 이 기능은 데이터를 공개적으로 공유하거나 블로그, 홈페이지 등에 스프레드시트를 삽입하고 싶을 때 유용합니다.

웹에 게시하는 방법:

1. 파일 메뉴에서 '공유'를 선택한 다음 '웹에 게시'를 클릭합니다.
2. '웹에 게시' 대화상자가 나타납니다.
3. '링크'와 '삽입' 중 게시할 방법을 선택합니다.
4. 게시할 범위와 형식을 선택합니다:
   • 게시할 항목: 전체 문서, 특정 시트, 선택한 셀 범위 등
   • 게시 형식: 웹 페이지, 인터랙티브 차트, CSV, PDF 등
5. '시트1'과 같은 드롭다운 메뉴에서 게시할 시트를 선택할 수 있습니다.
6. '웹페이지'와 같은 드롭다운 메뉴에서 게시 형식을 선택합니다.
7. '게시' 버튼을 클릭합니다.
8. '링크'에서 게시하면 게시 링크가 '삽입'에서 게시하면 임베드 코드가 생성됩니다.
9. 링크를 복사하거나, HTML 임베드 코드를 복사하여 게시하고자하는 웹에 적용할 수 있습니다.
10. 게시된 콘텐츠의 범위를 바꾸거나 게시된 콘텐츠를 '게시중지' 버튼으로 중지 할 수 있습니다.

웹에 게시를 이용한 구글 스프레드시트 공유 방법

'웹에 게시' 기능에는 몇 가지 유용한 옵션이 있습니다:

추가 옵션:

• 문서가 수정되면 자동으로 다시 게시: 이 옵션을 체크하면 스프레드시트가 업데이트될 때마다 게시된 버전도 자동으로 업데이트됩니다.
• 게시 중단: 언제든지 '게시 중단' 버튼을 클릭하여 웹 게시를 중지할 수 있습니다.
• 개별 시트 게시: 여러 시트가 있는 문서에서 특정 시트만 선택적으로 게시할 수 있습니다.

주의사항: 웹에 게시된 스프레드시트는 링크를 가진 모든 사람이 볼 수 있습니다. 민감한 정보가 포함된 문서는 웹에 게시하지 않는 것이 좋습니다. 또한, 게시된 버전은 읽기 전용이므로 사용자는 내용을 변경할 수 없습니다.

2. 이메일로 문서 공유하기

구글 스프레드시트에서는 문서를 이메일로 바로 공유할 수 있는 기능도 제공합니다. 이는 단순히 공유 링크를 전송하는 것뿐만 아니라, 문서 자체를 첨부 파일로 보낼 수도 있어 편리합니다.

이메일로 문서 공유 방법:

1. 파일 메뉴에서 '이메일'을 선택합니다.
2. '이메일로 파일 보내기' 또는 '공동작업자에게 이메일 보내기' 옵션을 클릭합니다.
3. 수신자의 이메일 주소를 입력합니다.
4. 메시지 제목과 내용을 작성합니다.
5. 필요한 경우 다음 옵션을 선택할 수 있습니다:
• 파일형식 지정: 문서를 Excel, PDF 등의 형식으로 첨부
• 공동작업자에게 메일 보내기 시에 뷰어로 보낼 지 여부 체크
• 나에게 사본 보내기 기능
6. '전송' 버튼을 클릭합니다.

구글 스프레드시트를 이메일로 공유하는 방법

3. 다양한 형식으로 다운로드하기

구글 스프레드시트로 작업한 문서를 오프라인에서 사용하거나 다른 프로그램에서 열기 위해 다양한 형식으로 다운로드할 수 있습니다.

다운로드 방법:

1. 파일 메뉴에서 '다운로드'를 선택합니다.
2. 다음 형식 중 원하는 형식을 선택합니다:
   • Microsoft Excel(.xlsx): 엑셀에서 편집 가능한 형식
   • OpenDocument 스프레드시트(.ods): 오픈오피스나 리브레오피스 등에서 사용 가능한 형식
   • PDF 문서(.pdf): 범용적으로 볼 수 있는 고정 레이아웃 형식
   • 웹 페이지(.html, 압축됨): 웹 브라우저에서 볼 수 있는 HTML 형식
   • 쉼표로 구분된 값(.csv): 데이터 분석 도구나 데이터베이스에서 사용하기 좋은 텍스트 형식
   • 탭으로 구분된 값(.tsv): CSV와 유사하지만 구분자로 탭을 사용하는 형식
3. 선택한 형식으로 파일이 컴퓨터에 다운로드됩니다.

각 형식은 사용 목적에 따라 선택하면 됩니다. 예를 들어, MS Excel에서 추가 작업을 하려면 .xlsx 형식을, 단순히 문서를 보기만 하려면 PDF 형식을, 데이터 분석을 위해서는 CSV 형식을 선택하는 것이 좋습니다.

구글 스프레드시트 다양한 형식으로 다운로드

4. 파일 관리: 이름 바꾸기와 이동

4-1. 파일 이름 바꾸기

작업 중인 스프레드시트의 이름을 변경하고 싶을 때는 파일 메뉴의 '이름 바꾸기' 기능을 사용합니다.

이름 바꾸기 방법:

1. 파일 메뉴에서 '이름 바꾸기'를 선택합니다.(또는 문서 상단의 문서 제목을 직접 클릭해도 됩니다.)
2. 새 이름을 입력합니다.
3. 엔터 키를 누르거나 스프레드시트의 다른 위치를 마우스로 클릭합니다.

구글 스프레드시트 파일 이름 바꾸는 방법

4-2. 파일 이동하기

구글 드라이브 내에서 스프레드시트 파일을 다른 폴더로 이동하려면 '이동' 기능을 사용합니다.

파일 이동 방법:

1. 파일 메뉴에서 '이동'을 선택합니다.
2. 이동할 위치를 선택하는 대화상자가 나타납니다.
3. 이동하려는 대상 폴더를 찾아 선택합니다.(폴더를 더블 클릭하여 하위 폴더로 이동할 수 있습니다.)
4. '이동' 버튼을 클릭합니다.

구글 스프레드시트 파일을 이동하기

5. 드라이브에 바로가기 추가하기

자주 사용하는 스프레드시트에 빠르게 접근하고 싶을 때는 구글 드라이브에 바로가기를 추가하면 편리합니다.

바로가기 추가 방법:

1. 파일 메뉴에서 '드라이브에 바로가기 추가'를 선택합니다.
2. '바로가기 추가' 대화상자가 나타납니다.
3. 바로가기를 추가할 위치(폴더)를 선택합니다.
4. '추가' 버튼을 클릭합니다.

이 기능은 특히 다른 사람이 소유한 문서를 내 드라이브에 쉽게 접근할 수 있도록 하거나, 여러 폴더에서 동일한 문서에 접근해야 할 때 유용합니다.

구글 스프레드시트 구글 드라이브에 바로가기 추가 만드는 방법

6. 파일 삭제와 휴지통 관리

더 이상 필요하지 않은 스프레드시트 파일은 삭제하여 드라이브 공간을 정리할 수 있습니다.

파일 삭제 방법:

1. 파일 메뉴에서 '휴지통으로 이동'을 선택합니다.
2. 휴지통으로 이동되었다는 메시지가 나타나고, 다시 휴지통에서 다시 꺼내려면 '휴지통에서 꺼내기', 화면에서 빠져나가려면 '스프레드시트 홈 화면으로 이동'을 클릭합니다.

삭제된 파일은 바로 영구 삭제되지 않고 휴지통으로 이동합니다. 휴지통에 있는 파일은 30일 동안 보관되며, 그 기간 내에 복원할 수 있습니다.

구글 스프레드시트 파일 휴지통으로 이동 방법

휴지통에서 파일 복원 방법: (아래 버튼을 눌러 이전 구글 드리이브 포스팅을 참조합니다.)

1. 구글 드라이브로 이동합니다.
2. 왼쪽 메뉴에서 '휴지통'을 클릭합니다.
3. 복원하려는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
4. '복원'을 선택합니다.

주의사항: 휴지통에서 '영구 삭제'를 선택하면 파일이 완전히 삭제되어 더 이상 복구할 수 없게 됩니다. 중요한 문서는 삭제 전에 다시 한번 확인하는 것이 좋습니다.

구글 드라이브 사용하기 - 파일 삭제 및 복구 포스팅 보기

마치며

지금까지 구글 스프레드시트의 파일 메뉴에서 제공하는 몇가지 기능에 대해 알아보았습니다. 이러한 기능들을 활용하면 문서를 더 효율적으로 관리하고, 다른 사람들과 원활하게 협업할 수 있습니다.

구글 스프레드시트는 클라우드 기반으로 작동하기 때문에 자동 저장 기능이 있어 작업 내용이 실시간으로 저장된다는 큰 장점이 있습니다. 또한 파일 메뉴의 '버전 기록'을 통해 이전 버전으로 되돌아갈 수도 있으니, 안심하고 작업할 수 있습니다.

그럼 다음 포스팅에서 구글 스프레드시트의 또 다른 기능을 이어서 포스팅 하도록 하겠습니다.

💡 추가 팁:

구글 스프레드시트에서는 파일 메뉴의 '버전 기록 보기'를 통해 문서의 이전 버전을 확인하고 복원할 수 있습니다. 실수로 중요한 내용을 삭제했거나 변경 사항을 취소하고 싶을 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

구글 스프레드시트 공식 도움말 보기